Is de btw op een zakelijke sportreis aftrekbaar?

Nee. Op reizen (vlucht, hotel, transfers, tickets) valt de aankoop in Nederland onder de reisbureauregeling. Dat betekent dat de btw niet als voorbelasting terug te vorderen is. Wij factureren op bedrijfsnaam met één duidelijke totaalprijs; die totaalprijs is de definitieve kostenpost voor uw onderneming.

Wat is de reisbureauregeling precies?

De reisbureauregeling (art. 28z-28zg Wet OB) is een bijzondere btw-regeling voor reisbureaus. De reisorganisatie draagt btw af over de winstmarge, niet over de brutoprijs. Voor de zakelijke afnemer betekent dit dat er geen verrekenbare btw op de factuur staat, ook niet als het gaat om een puur zakelijke reis met klanten of medewerkers.

Geldt dit ook voor sportreizen naar het buitenland?

Ja. De reisbureauregeling is een Europese richtlijn en werkt in alle EU-landen op dezelfde manier. Voor bestemmingen buiten de EU (bijvoorbeeld Abu Dhabi) geldt de regeling eveneens vanuit Nederland als land van vestiging.

Hoe ziet de factuur van XPRNCS er uit?

U ontvangt één factuur op bedrijfsnaam met de totaalprijs van de reis, uitgesplitst in de belangrijkste posten (tickets, hotel, vlucht, transfers). Er staat geen aparte btw-regel op de factuur, omdat de reisbureauregeling van toepassing is. De totaalprijs op de factuur is de definitieve kostenpost.

Telt een sportreis voor klanten als relatiegeschenk voor de vennootschapsbelasting?

Voor de vennootschapsbelasting valt een sportreis voor relaties onder de gemengde kostenregeling. Kosten zijn deels aftrekbaar, met een drempel of een keuze voor het vaste percentage. Wij zijn geen fiscaal adviseur; wij adviseren om dit met uw eigen accountant of belastingadviseur af te stemmen. Wij leveren desgewenst een gespecificeerde factuur en deelnemerslijst zodat uw adviseur de juiste behandeling kan bepalen.

Kunnen jullie een deelnemerslijst en programma bij de factuur leveren?

Ja. Voor de administratie leveren wij standaard een reisbevestiging met programma, deelnemerslijst en overnachtingsadres. Handig voor uw eigen dossiervorming en voor eventuele controle door de fiscus.

Moet ik loonheffing inhouden als ik medewerkers meeneem op sportreis?

Een sportreis voor medewerkers kan afhankelijk van het karakter (personeelsuitje, incentive, klantreis waarbij medewerkers meegaan) verschillend behandeld worden voor de loonheffing en werkkostenregeling (WKR). Wij zijn geen fiscaal adviseur; stem dit vooraf af met uw eigen accountant of salarisadviseur.

Wat gebeurt er met de btw bij annulering of no-show?

Bij annulering geldt de annuleringsregeling zoals in het voorstel en de reisovereenkomst opgenomen. Ook op annuleringskosten is de reisbureauregeling van toepassing; er staat geen aftrekbare btw op de creditnota of restitutie.

Hoe verloopt de betaling: is er een aanbetaling?

Meestal geldt betaling van de totaalprijs binnen 14 dagen na bevestiging op één factuur op bedrijfsnaam. Voor reizen ver in de toekomst is een gesplitste betaling in overleg mogelijk (aanbetaling bij bevestiging, restant enkele weken voor vertrek). De exacte betalingstermijn staat altijd in het voorstel en de bevestiging.

Wat gebeurt er fiscaal bij een annulering of no-show?

Wedstrijdkaarten, F1-tickets en vluchten zijn non-refundable, waardoor bij annulering doorgaans geen kosten worden gerestitueerd. Op annuleringskosten en creditnota's is de reisbureauregeling van toepassing; er staat geen aftrekbare btw op. Wij adviseren altijd een annulerings- en reisverzekering af te sluiten.

Zit een reis- en annuleringsverzekering bij het pakket?

Nee, een reis- en annuleringsverzekering zit niet standaard bij het pakket. Wij adviseren sterk om er zelf een af te sluiten, gezien het non-refundable karakter van tickets en vluchten. Een zakelijke doorlopende reisverzekering met annuleringsdekking van uw eigen tussenpersoon volstaat meestal.

Zijn transfers en tickets apart of samen gefactureerd?

Alles wordt op één factuur samen aangeboden: tickets, vlucht, hotel, transfers en eventuele hospitality. Voor uw administratie leveren wij desgewenst een uitsplitsing per hoofdpost. Fiscaal is de behandeling voor alle onderdelen gelijk onder de reisbureauregeling.

Wij zijn een Belgische of Duitse onderneming: verandert de facturatie?

Voor Belgische en Duitse ondernemingen factureren wij eveneens op bedrijfsnaam met BTW-nummer. De reisbureauregeling is een Europese richtlijn en werkt in alle EU-landen op dezelfde manier: geen verrekenbare btw op de factuur. Uw eigen accountant beoordeelt de behandeling voor de vennootschapsbelasting in uw land.

Hoe ver van tevoren moeten wij een zakelijke sportreis boeken?

Voor topwedstrijden, derby's, Champions League-finale, Monaco en Zandvoort adviseren wij 3 tot 9 maanden vooraf. Voor reguliere Premier League-, LaLiga- en Serie A-wedstrijden lukt het vaak nog binnen 4 tot 6 weken. Voor groepen boven de 15 personen is vroeg boeken altijd verstandig in verband met beschikbaarheid.

Voor welke groepsgrootte werken jullie zakelijk?

Wij organiseren reizen vanaf 4 personen tot groepen van circa 30. Voor grotere groepen reserveren wij op verzoek een eigen hospitalityruimte, Sky Lounge, Executive Box of Paddock Club-tafel.

Hoe verloopt het proces van aanvraag tot factuur?

1) U doet een aanvraag met wedstrijd of Grand Prix, aantal personen en gewenst niveau. 2) Binnen 24 uur ontvangt u een voorstel op maat met programma, hotel en totaalprijs. 3) Na akkoord sturen wij de bevestiging en de factuur op bedrijfsnaam. 4) U ontvangt een compleet reisdossier met programma, deelnemerslijst en overnachtingsadres voor uw administratie.

Zakelijke sportreis: btw en facturatie uitgelegd

1. De reisbureauregeling in het kort

De Nederlandse Wet op de omzetbelasting kent een bijzondere regeling voor reisbureaus: de reisbureauregeling (art. 28z-28zg Wet OB, gebaseerd op de Europese btw-richtlijn). Kort samengevat:

De reisorganisatie (in dit geval XPRNCS) betaalt btw over de winstmarge, niet over de brutoprijs van de reis.
Op de factuur aan de zakelijke afnemer staat daarom geen aparte, verrekenbare btw-regel.
De afnemer (uw bedrijf) kan de btw dus niet als voorbelasting in aftrek brengen.
De totaalprijs op de factuur is meteen de definitieve kostenpost voor uw onderneming.

Dit geldt voor alle bestemmingen die wij aanbieden: F1-reizen naar Zandvoort, Spa, Monaco, Barcelona of Abu Dhabi, en voetbalreizen naar Engeland, Spanje, Italië of Champions League-avonden. Ook voor bestemmingen buiten de EU is de regeling van toepassing.

2. Hoe factureert XPRNCS?

Onze standaardwerkwijze bij zakelijke aanvragen:

Eén factuur op bedrijfsnaam, KvK-nummer en factuuradres.
Duidelijke totaalprijs per persoon en voor de gehele groep.
Uitsplitsing van de belangrijkste posten (tickets, hotel, vlucht, transfers) voor uw eigen administratie.
Reisbevestiging met programma, deelnemerslijst en overnachtingsadres.
Betaling in overleg: aanbetaling bij bevestiging, restant kort voor vertrek.

3. Vennootschapsbelasting: gemengde kosten

Voor de vennootschapsbelasting vallen zakelijke sportreizen voor relaties of medewerkers vaak onder de zogenoemde gemengde kosten (art. 3.15 Wet IB / art. 8 Wet VPB). Er zijn dan twee routes:

Drempelmethode: een vast bedrag aan gemengde kosten (in 2025 circa €5.700, indexatie jaarlijks) is niet aftrekbaar; alles daarboven wel.
Percentagemethode: 80% van de gemengde kosten is aftrekbaar (voor vennootschapsbelastingplichtigen).

Welke methode gunstiger is hangt af van het totaal aan gemengde kosten in uw onderneming. Uw accountant maakt hier jaarlijks de keuze in.

4. Medewerkers meenemen: werkkostenregeling (WKR)

Neemt u medewerkers mee op een sportreis, dan spelen loonheffing en de werkkostenregeling (WKR) een rol. Grofweg zijn er drie situaties:

Klantreis waar medewerkers begeleiden: de kosten voor de medewerker vallen in principe onder de vrije zakelijke reis en niet onder de WKR.
Personeelsuitje / incentive: de kosten kunnen aangewezen worden in de vrije ruimte van de WKR (2025: 1,92% over de eerste €400.000 loonsom, 1,18% daarboven).
Bonus in natura: als de sportreis als beloning voor individuele prestatie geldt, kan er sprake zijn van loon.

De juiste behandeling hangt af van het karakter van de reis en van uw eigen loonadministratie. Stem dit vooraf af met uw accountant of salarisadviseur.

5. Praktisch: wat levert XPRNCS aan?

Voor uw dossiervorming leveren wij standaard:

Voorstel en reisbevestiging met programma en zakelijk karakter van de reis.
Factuur op bedrijfsnaam met totaalbedrag en uitsplitsing per hoofdpost.
Deelnemerslijst en overnachtingsadres.
Op verzoek: een aparte specificatie voor uw accountant.